Las Hojas Electrónicas son hojas cuadriculadas, formadas por filas y columnas. Las columnas se identifican por la letra del alfabeto y las filas se enumeran a partir del número uno. En mercado existen otras hojas electrónicas que pueden tener en común la plataforma en que están desarrollados. Estas hojas son llamadas hojas de cálculos. Toda hoja electrónica está creada para que sirva de apoyo a aquellas personas del mundo financiero, empresarial y a otras áreas, en la realización de los trabajos: llevar un inventario, cuenta por pagar, cuenta por cobrar, nómina, presupuesto, realizar análisis estadísticos, entre otros. El más usado es Microsoft Excel.
Microsoft Excel está formado por libros y estos a su vez por hojas. La hoja tiene 256 columnas y 65,536 filas, las cuales se pueden borrar y también insertar otras. A la unión de una fila con una columna le llamaremos celda. Al conjunto de celdas se le llama rango. Para moverse dentro de la hoja usamos las flechas de direcciones y algunas teclas combinadas como CTRL+HOME, que sirve para ir a la celda A1 desde donde estés posicionado. Las hojas se identifican como hoja1, hoja 2…hoja 256, o sea, podemos tener activa bajo un mismo libro 256 hojas. Estas se pueden borrar, cambiar el nombre, insertar nuevas hojas, copiar, entre otras tareas.
La pantalla de Excel está formada por la barra de menú, por las barras de íconos (las principales son estándar, formato y dibujo), y todas las partes de una ventana. La barra de menú contiene opciones o comandos y estos tiene diferentes tópicos, que combinados realizan una tarea, ejemplo, archivo-nuevo, sirve para un nuevo documento en blanco.
Excel ofrece muchas facilidades: hacer listas de números con el mismo incremento, generar los días de las semanas y los meses del año, con solo poner un nombre de ellos y luego arrastrarlo; también genera listas de letra y número (Ej. Est-01) con solo poner el primero y luego arrastrarlo.
Las fórmulas (se recomienda hacerlas punteando las celdas) y las funciones son partes importantes de Excel, las cuales se comienza con el signo de igual (=). Creación de gráficos (hay diferentes tipos), hacer un cuadro al trabajo realizado, inserción de dibujos, organización de los datos en forma ascendente o descendentes, la sumatoria a un rango de números, el centralizado entre varias columnas, entre otras facilidades.
Las tareas básicas que encontramos en esta hoja electrónica, son: negrita, cursiva, subrayado, la justificaciones (en la celda), el cambio de letras, el tamaño de las letras, los colores tanto de las letra como del fondo, guardar, buscar, creación de nuevo libro, copiar, mover, pegar, deshacer, imprimir.
El formateo de la celda se refiere a: girar texto y bordes, justificar el texto (esto ocurre cuando el titulo de la columna es muy largo y queremos que se ajuste en la celda), agregar bordes, colores y tramas, cambiar el aspecto de los números (esto quiere decir poner coma, poner y quitar decimales, signo de moneda), incluir la fecha y la hora sin que cambie el número, aplicar formato automático a un rango de celdas, crear y aplicar un estilo, dar formato al texto y a los caracteres individuales (esto quiere decir, cambiar el tamaño de las letra, el tipo de letra, poner negrita, cursiva, subrayado, tachado, poner subíndice y superíndice).
Todo documento creado en Excel se puede imprimir, antes de lo cual Excel te da la oportunidad de verlo en presentación preliminar. También puedes cambiarle la orientación de la página, cambiarle los márgenes, entre otras.
Nota: Se recomienda que al realizar un trabajo no dejes columnas en blanco.